視頻會議系統是指兩個或兩個以上不同地方的個人或群體，通過傳輸線路及多媒體設備，將聲音、影像及文件資料互相傳送，達到即時且互動的溝通，以完成會議目的的系統設備。
1.商務型視頻會議系統
商務型視頻會議系統要求較為簡單，主要是服務于一些商務活動，這類視頻會議系統要求性價比較高，一般電視會議終端都能滿足業務需求，有利于商務文檔的修改，可以進行電子白板、文件傳輸、應用共享等，要求視頻會議終端體積小，操作簡便，使用靈活方便，同時要能提供視頻會議的加密措施，為商業活動的保密性提供服務。
2.特殊環境下的視頻會議系統
為了滿足生產調度、軍事指揮這樣特殊群體的需求，視頻會議系統既不同于教學型的，也不同于會議型的，它既有教學系統的復雜需求，又有會議系統的宏大場面。把這類會議系統單列是為了根據業務特點，更好地區分業務需求，更詳細地描述會議功能。該類視頻會議系統的特點是既可以開全視頻會議，又可以分組召開會議，更貼近于生產調度和軍事指揮，可以進行電子白板、文件傳輸、應用共享等，同時還要滿足計算機桌面的傳輸，實現對系統所有會議的管理，包括預約會議和正在召開的會議。像在防汛抗洪等情況下，還要設備具有7×24小時的電信級運營設備。
3.教學型視頻會議系統的需求分析
教學型視頻會議是為了滿足教師的教學要求，讓老師如同站在講臺上講課一樣，方便自如地進行教學活動。教學過程的需求最為復雜，要面對各種學科的老師，又要面對老師的各種不同教學習慣，為老師提供一個講演的舞臺，還要為學生與老師提供方便的交互功能，讓學生與老師如面對面一樣便利交流。 總而言之，要滿足一切教學手段的需要，為老師提供靈活多樣的教學環境，要能滿足錄像帶、錄音帶、CD、DVD、實物展示、文件的傳輸這些傳統的教學模式，又要滿足現代模式的教學手段，像流媒體課件、計算機桌面傳輸、交互式電子白板、Flash、PPT文檔等計算機教學手段，這就要求視頻會議終端能提供豐富的設備接口，靈活方便的操作過程，同時提供VGA的即插即用功能，來滿足教學的需要。在教學過程中，教師可以方便地利用筆記本或計算機進行用PowerPoint、Flash等多媒體課件進行教學演示，而無需進行視頻會議終端的啟動，同時減少了各種不必要的操作過程。這樣，時間上又具有連續性，對設備的可靠性是一個考驗。
校園里的教學會議系統也是會議需求的一種，學校的教學活動、學術報告可以讓更多的學生參與到會議中去，大部分校園的局域網建設比較完善，網絡的帶寬不是問題，分會場對圖像質量的要求較高，這時的視頻會議終端要求盡可能地提供高于2Mbit/s的寬帶；同時應能提供視頻流的廣播，便于學生網上瀏覽。
4.會議型雙向視頻會議系統的需求分析
會議型雙向視頻會議系統主要針對政府和行業的行政會議，特點是場面較大，會議內容比較單一；單純的視頻會議終端的攝像機鏡頭無法滿足會議的需要，根據會場的大小，一般的攝像機機位要在三個以上，同時要有一套完善的視頻切換設備，調音設備、傳聲系統要求也比較嚴格，要考慮會場的燈光效果，會場的吸聲、擴聲效果，會場的各種參數要求盡量達到演播室的技術指標要求，這種需求與教學形式的需求不同，對視頻會議的圖像顯示有一定的要求，與會者在每一個位置都能看到視頻會議圖像，能聽到清晰的主會場聲音，對視頻會議終端的圖像質量要求較高，會場的輪巡功能、會場的預監功能、分屏顯示功能、會議預約、會議群呼、主席控制等功能要求較多，動態的雙流視頻可以增加會議的氣氛，這是由于行政會議這種特殊性所必需的，要求的附屬設備較多，應配合調音臺、視頻切換臺、擴聲系統一起使用，對攝像機的要求也比較高，盡可能地選用廣播級或專業級攝像機；有時還要有些計算機的PPT文檔需要雙路視頻進行配合，對會議的氣氛進行渲染，以達到會議的目的。
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